中国教师发展基金会公文处理管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为使本基金会公文处理规范化、制度化,提高公文处理效率及质量,参照《教育部公文处理规定》,结合基金会工作实际,制定本办法。

第二条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第二章 公文种类

第四条 适用于本基金会的公文种类主要有:

(一)通知 适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(二)报告 适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级单位的询问或要求。

(三)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

(四)函 适用于不相隶属的机构之间商洽工作、询问和答复问题;同时用于向并非上级主管单位的有关部门的请示和报告。

(五)纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。

(六)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(七)批复 适用于答复下级机关请示事项。

(八)决定 适用于对重要事项做出决策和部署,奖惩有关单位和人员,变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

(九)决议 适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,特别是重要的决策事项。

第五条 本基金会公文类别:

本基金会发文,是以本基金会名义制发的公文,包括教师基金会、教师基金会函等发文字号的发文。

(一)教师基金会:适用于本基金会向上级主管单位请示、报告工作,向相关部门和有关单位布置工作、提出要求,转发上级主管单位的文件,印发会领导在工作会议上的讲话等工作事项。主要文种有:请示、报告、通知、意见、纪要、决定、决议等。

(二)教师基金会函:用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题等。同时用于向并非上级主管单位的有关部门的请示和报告。文种主要有:函、批复、意见等。

第三章 公文格式

第六条 本基金会公文格式由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、信息公开选项、抄送单位、内部发送单位、印发机关和印发日期、页码等要素组成。

(一)发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,3号仿宋字体;年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),数字后加“号”字。

平、下行文的发文字号居中排布;上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

(二)签发人

上行文应当注明签发人姓名,并在版记处留下联系人姓名和方式。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

(三)标题

由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布。

(四)主送单位

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。纪要无主送单位。

(五)正文

公文的主体,一般用3号仿宋字体,编排于主送机关下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可用 “一、”“(一)”“1、”“(1)”标注;第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注。若内容只有两层时,第一层为“一、”第二层为“1、”。

(六)附件说明

如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ××××”);附件名称后不加标点符号。回行时应与上一行附件名称首字对齐。

(七)发文机关署名、成文日期和印章

成文日期以公文签发的日期为准,联合行文以最后签发机关签发日期为准。会议通过的文件,应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正,居中下压发文机关署名和成文日期。印章顶端上距正文一行之内。

成文日期中的数字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。

(八)附件

附件是随公文正文发出的,公文正文的说明、补充或参考材料。附件当另面编排,“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行,格式同正文。

(九)抄送机关和内部发送单位

一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字之间空2字,最后一个抄送机关名称后标句号。如有内部发送单位,将“内部发送”编排在抄送机关下一行,编排方法同抄送机关,之间不加分隔线。

(十)印发机关和印发日期

一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字标注年、月、日,后加“印发”二字。

(十一)页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线。双面印刷时,单页码居右空一字,双页码居左空一字。版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。

第七条 公文用纸幅面尺寸及版面要求

(一)幅面尺寸

公文用纸采用A4型纸,成品幅面尺寸为:210mm×297mm。

(二)字体和字号

如无特殊要求,公文格式各要素一般用3号仿宋字体。

(三)行数和字数

一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。

(四)文字颜色

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

第四章 公文拟制

第八条 向上级行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级和同级机关,不抄送下级机关。

(二)请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十条 公文文稿签发前,应先由部门负责人审核,再送办公室进行审核。审核的重点是:行文理由是否充分,行文依据是否准确;文种是否正确,格式是否规范;主送、抄送单位是否恰当,文字表达是否准确、简练等。

第十一条 本基金会公文一律由秘书长审批签发,特殊情况,由秘书长授权副秘书长签发。

第五章 公文办理

第十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十三条 收文办理主要程序是:签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

第十四条 发文办理主要程序是:复核、登记、印制、核发等。

第十五条 需要归档的公文及有关材料,应当根据档案法律法规的有关规定,及时收集齐全,整理归档。

(一)财务会计传票、凭证及账本由财务部负责立卷并保存。

(二)办理完毕的公文,由办公室负责会同有关部门将公文形成和办理过程中的重要稿件、定稿、正本和有关资料整理立卷、归档。

第六章 公文管理

第十六条 以本基金会名义的发文和收文,以及加盖基金会印章的文字及有关数据,统一由办公室负责立卷、归档,在整理过程中有关部门要尽力协助。

第十七条 公文的撤销和废止。由发文机关、上级机关或权力机关按照职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销,视为自行无效;公文被废止,视为自废止之日起失效。

第十八条 不具备归档和保存价值的公文,经秘书长批准后可由办公室负责组织销毁。

第七章 附 则

第十九条 本办法由中国教师发展基金会负责解释。

第二十条 本办法自二〇一四年一月一日起施行。